Vedtatt i ekstraordinært årsmøte i Viken Skog SA, 4. november 2021
1. Bakgrunn og hovedprinsipper
Viken Skog SA er et samvirkeforetak som har som formål, gjennom bærekraftig ressursutnyttelse, å sikre langsiktig råderett og avkastning på andelseiernes (eiernes) skogeiendommer. Som andelseier kan opptas enhver fysisk eller juridisk person som innen Viken Skogs geografiske område eier skog. De etiske reglene bygger opp under Viken Skogs verdigrunnlag.
Viken Skogs virksomhet krever tillit fra kunder, myndigheter, andelseiere/leverandører og samfunnet for øvrig. For å oppnå tillit er Viken Skog avhengig av profesjonalitet, dyktighet og høy etisk standard i alle ledd. Dette gjelder både for samvirkets forretningsdrift og handlemåten til hver enkelt ansatt eller den som representerer Viken Skog. Alle ansatte skal opptre med aktsomhet, redelighet, saklighet og avstå fra handlinger som kan svekke tilliten til samvirket. Ledere har et særlig ansvar og må fremstå som gode eksempler for andre.
De etiske reglene er tilgjengelige på Viken Skogs internettside og Viken Skogs kvalitetssystem TQM og er vedtatt i ekstraordinært årsmøte 4. november 2021. Organisasjonssjef og personalsjef har ansvar for at Viken Skogs tillitsvalgte og ansatte kjenner og er bevisste hva reglene betyr i deres daglige arbeid (for samvirket).
2. Målgruppe
De etiske reglene gjelder for alle ansatte i Viken Skog, alle som har tillitsverv (eiervalgte), herunder styreverv, samt innleide konsulenter når de opptrer på vegne av samvirket.
Etikkreglene gir ikke kunder eller andre tredjepart juridiske rettigheter.
3. Annet regelverk
De etiske reglene utgjør retningslinjer for etisk adferd, men kan ikke dekke alle forhold. For forhold som ikke direkte dekkes av de etiske retningslinjene er det viktig å bruke skjønn i vurderingen av hva som er riktig etisk handlemåte. Dersom den ansatte er i tvil om handlemåte skal forholdes tas opp med nærmeste overordnede, organisasjonssjef og/eller personalsjef.
Det forutsettes at alle lojalt følge lover, forskrifter, sertifiseringsregler, relevante bransjeetiske regler og interne regler som gjelder for Viken Skogs virksomhet. Norsk PEFC Skogstandard skal ligge til grunn for den skogfaglige aktiviteten. Ledere skal legge til rette for, gjennomføre opplæring og sørge for at ansatte gis anledning til å sette seg inn i det regelverk som gjelder for den enkeltes arbeid. Den enkelte ansatte er selv ansvarlig for å etterleve ovennevnte lover, forskrifter og regler.
4. Åpenhet
Åpenhet er en forutsetning for motivasjon, tillit og trygghet. Viken Skog legger vekt på en åpen bedriftskultur, hvor alle medarbeidere skal føle seg trygge til å ta opp saker med sin leder eller andre i samvirket.
De etiske reglene kan ikke si noe om hva som er rett og galt i alle situasjoner. Det er viktig å være åpen om sine handlinger og å snakke med andre. Ved tvil skal man ta saken(e) opp med sin nærmeste overordnede, organisasjonssjef og/eller personalsjef.
5. Regler for forretningsetikk
5.1. Menneskerettigheter
Viken Skog skal i sin virksomhet respektere de grunnleggende menneskerettighetene, slik de er beskrevet i sentrale menneskerettighetskonvensjoner som FNs menneskerettighetskon-vensjon og arbeidsrettighetskonvensjon i den Internasjonale arbeidsorganisasjonen (ILO).
5.2. Miljø
Viken Skog skal arbeide målrettet for å redusere miljøbelastningen av egen virksomhet. Kvalitets- og miljøpolitikken skal være forankret i denne hovedoppgave, og gjelder for andelseiere, ansatte og underleverandører. Det er summen av handlinger fra disse grupper som skaper resultatene. Gjennom forpliktende arbeid mot konkrete kvalitets- og miljømål og oppfølging av avvik, skal Viken Skog trinnvis søke og forbedre kvaliteten på arbeidet og hensynet til miljøet.
Viken Skog skal bidra til en bærekraftig utvikling og et klimanøytralt samfunn gjennom vekst og utvikling av skognæringen og arbeidet for ny skogbasert industri i Norge.
5.3. Forholdet til andelseiere, kunder, samarbeidspartnere og leverandører
Viken Skog skal opptre som en ansvarlig innkjøper. Innkjøp skal gjennomføres slik at de bidrar til å redusere miljø- og klimabelastningen av varer og tjenester som anskaffes, og støtte opp under samvirkets engasjement innenfor miljø og bærekraft. Viken Skog kan ikke nå sine forretningsmål uten samarbeidspartnere, det være seg andelseiere, leverandører, transportører, entreprenører, innleide konsulenter eller andre. Det forventes at forretnings-partnere opptrer i tråd med standarder som er i samsvar med prinsippene i disse etiske regler.
Viken Skog skal alltid konkurrere i markedet med respekt for og i samsvar med gjeldende konkurranse- og markedsføringslovgivning.
Viken Skog skal ikke legge opp til noen former for innkjøp, salg eller markedsføring som kan oppfattes som støtende eller strider mot vanlige samfunnsnormer. Økonomisk rådgivning skal alltid skje med utgangspunkt i skogeiernes behov. Viken Skog skal ikke utnytte sine kunnskapsmessige og økonomiske fortrinn overfor skogeiere eller kunder. All reklame, informasjon og betingelser skal preges av respekt for andelseiere, skogeiere, kunder, samfunnet og miljøet.
Andelseierne er, i tillegg til å være eiere, også Viken Skogs tømmerleverandører og skog-tjenestekunder. Andelseiere skal så langt det er mulig likebehandles, hensyntatt markeds- og konkurransemessige forhold. Det skal ikke gis særfordeler til noen andelseiere ut over hva som er følger av vedtekter eller er nedfelt i vedtak fra årsmøtet eller styret, inklusive vedtatt budsjett.
5.4. Korrupsjon
Korrupsjon er å misbruke sin stilling for å oppnå personlige eller forretningsmessige fordeler for seg selv, samvirket eller andre. Viken Skog er imot alle former for korrupsjon, og arbeider aktivt for å sikre at dette ikke forekommer i samvirkets forretningsaktiviteter.
Ingen må selv eller for andre motta fordeler (jfr. pkt. 6.5) fra Viken Skogs forbindelser dersom fordelen har sin bakgrunn i ansettelsesforholdet. Tilsvarende skal ingen gi slike fordeler til forretningsforbindelser. Unntatt fra denne reglen er fordeler Viken Skog har oppnådd for alle ansatte.
6. Regler for personlig adferd
For at de krav som settes til Viken Skogs drift og opptreden skal oppfylles, må alle arbeide mot felles mål. De felles mål vil være summen av beslutninger som foretas av årsmøtet, styret og øvrig ledelse. Likeledes må alle arbeidstakere i Viken Skog være lojale (mot samvirket) og støtte beslutningene som fattes ved å gjøre det beste for å realisere disse.
6.1. Diskriminering, mobbing og trakassering
Det skal vises toleranse for medarbeidere og andre interessenters holdninger og meninger. Ingen skal diskrimineres, mobbes eller trakasseres av andre medarbeidere/kollegaer, samarbeidspartnere, kunder eller andre interessenter. Mobbing og seksuell trakassering aksepteres ikke. Med trakassering menes at noen bli utsatt for negative handlinger fra en eller flere personer. Viken Skog etterlever diskrimineringslovens formål som er å fremme likestilling, sikre like muligheter og rettigheter og å hindre diskriminering på grunn av kjønn, etnisitet, nasjonal opprinnelse, hudfarge, språk, religion og livssyn. Viken Skog har som mål å fremme lovens formål innenfor samvirkets virksomhet. Den som føler seg diskriminert eller mobbet skal tas på alvor.
6.2. Taushetsplikt
Alle ansatte i Viken Skog har taushetsplikt vedrørende alle saker av fortrolig karakter. Alle har taushetsplikt om kunders, leverandørers, medarbeideres og andre forretningsmessige eller private forhold som man får kjennskap til i forbindelse med utførelse av arbeid for samvirket. Dette gjelder med mindre man etter lov eller ifølge disse etiske reglene har plikt eller blir oppfordret til å melde fra. Taushetsplikten omfatter opplysninger om Viken Skogs forretningsmessige drift, som kan være til skade for samvirket eller underliggende selskaper, selskapenes oppdragsgivere, eiere og/eller forretningsforbindelser. Taushetsplikten gjelder ikke bare utad, men også mellom de enkelte selskap i samvirket og overfor andre i samme selskap som ikke har behov fr å gjøre seg kjent med opplysningene i sitt arbeid.
6.3. Habilitet
Ingen må delta i behandlingen eller avgjørelsen av en sak når det foreligger omstendigheter som kan svekke tilliten til vedkommendes uavhengighet. I slike tilfeller må det heller ikke øves påvirkning på andre i Viken Skog. Ikke under noen omstendighet skal noen behandle, avgjøre eller øve påvirkning i en sak når vedkommende selv eller nærstående, direkte eller indirekte, har økonomiske eller andre personlige interesser i saken. Dersom en overordnet er inhabil i en sak, kan saken som hovedregel heller ikke avgjøres av en direkte underordnet.
Medarbeideren skal underrette sin nærmeste overordnede straks han/hun blir oppmerksom på at en habilitetskonflikt kan oppstå. Den overordnede skal vurdere om andre medarbeidere eller omverdenen vil kunne trekke medarbeiderens habilitet eller etiske redelighet i tvil. Dersom det konstateres at inhabilitet foreligger, skal han/hun ikke delta i den videre behandling av saken.
6.4. Forhold til forretningsforbindelser
Det må utvises forsiktighet med forretningsmessige avtaler med personer man har private relasjoner til.
Dersom en medarbeider har private relasjoner med en forretningsforbindelse, skal dette meldes til nærmeste overordnede. For å vurdere om en relasjon er privat kan medarbeider spørre seg selv om hva som er gitt og gjort for å fortjene og beholde denne kontakten.
6.5. Representasjon og arrangementer
Det forventes at medarbeidere og tillitsvalgte som i kraft av sin stilling representerer eller kan bli identifisert med Viken Skog, oppfører seg på en måte som inngir tillit både til samvirket og medarbeideren/tillitsvalgte.
Arrangementer i regi av Viken Skog skal ha et relevant faglig innhold.
Dersom arrangement medfører reise og overnatting for eksterne som inviteres, skal dette dekkes av de inviterte (enten direkte eller gjennom en deltakeravgift). Viken Skog kan imidlertid dekke oppholdsutgifter for de inviterte dersom formålet med arrangementet er opplæring.
Ansatte i Viken Skog som inviteres til seminarer eller kurs med leverandører eller andre forretningsforbindelser skal få sine reise- og oppholdsutgifter dekket av samvirket. Dersom formålet med invitasjonen er opplæring, kan oppholdskostnader dekkes av forretningsforbindelsen (jfr. pkt. 6.6).
6.6. Gaver og fordeler
Som hovedregel skal ingen motta fordeler, herunder gaver og invitasjoner, av Viken Skogs forretningsforbindelser dersom fordelen har sin bakgrunn i ansettelsesforholdet, hvor det kan bli sett på som egen fordel. Det er tillatt å motta gaver/fordeler av begrenset verdi, oppad begrenset til gjeldende skattefri grense, f.t. NOK 500. Dersom gaven/fordelen overstiger det nevnte beløp skal overordnet leder godkjenne dette, være åpen om forholdet, og den ansatte må innrapportere den i henhold til gjeldende skatteregler, dersom verdien tilsier det. Interne gaver gis i tråd med gjeldende skatteregler.
Gaver som gis på vegne av Viken Skog skal ha et nøkternt nivå og ikke overstige verdigrensen for hva den ansatte har lov til å motta. Viken Skogs motiver og mottakers integritet må ikke kunne trekkes i tvil. Ingen må gi gaver eller andre fordeler på vegne av samvirket i den hensikt å oppnå gjenytelser til egen fordel.
6.7. Nærstående
Nærstående kan ikke ha stillinger eller tillitsvalgte hvor den ene er den andres direkte overordnede eller hvor stillingene/vervene er uforenlige på annen måte. Der slike situasjoner oppstår har de nærstående et gjensidig ansvar for å komme ut av situasjonen uten ugrunnet opphold. Med nærstående menes:
Også andre særegne forhold kan være av en slik art at de berørte etter en konkret vurdering må likestilles med nærstående.
6.8. Bi-verv og engasjement i andre selskaper og organisasjoner
Ingen ansatte kan uten arbeidsgivers skriftlige samtykke arbeide, ta på seg eller inneha verv utenfor hovedstilling, styreverv eller ta på seg oppdrag utenom Viken Skog, som kan føre til redusert arbeidstid i samvirket, som kan medføre at den ansatte driver eller medvirker til illojal konkurranse med Viken Skog, som kan medføre at den ansatte blir inhabil ved behandling av saker i tråd med sin stilling i Viken Skog, eller som kan medføre at den ansatte på en illojal måte utnytter kunnskaper og kontakter som vedkommende har opparbeidet seg i samvirket.
Arbeidsgiver må skriftlig forespørres dersom en ansatt i Viken Skog ønsker å drive privat virksomhet eller ta lønnet arbeid i fritiden, dersom det er tvil om dette er i konflikt med regler i dette dokument. Tillatelse vil bli gitt så sant bi-vervet/arbeidet er forenlig med fullgod utførelse av arbeidet i Viken Skog.
Politiske verv, som er regulert i lov, skal informeres om til leder. Det skal bli lagt til rette for at slikt arbeid blir til minst mulig ulempe for Viken Skog.
6.9. Valgbarhet
Ingen kan velges som styremedlem eller varamedlem til styret, valgkomité i Viken Skog eller styret/valgkomité i skogeierlagene dersom vedkommende:
7. Varsling
Varsling er å gå videre med kritikkverdige forhold til noen som kan gjøre noe med det. Kritikkverdige forhold er eksempelvis brudd på lovregler, interne regler og retningslinjer, jfr. Arbeidsmiljølovens bestemmelser.
Den enkelte ansatte og tillitsvalgte oppfordres til å varsle om kritikkverdige forhold, selv om man normalt ikke har plikt til å varsle. Det er pliktig å varsle om kriminelle forhold og om forhold der liv og helse er i fare.
Det finnes flere måter å varsle på. Som utgangspunkt kan medarbeidere/tillitsvalgte alltid varsle skriftlig eller muntlig til styreleder, nærmeste overordnet, personalsjef, tillitsvalgte, verneombud, bedriftshelsetjenesten eller arbeidsmiljøutvalgets leder, avhengig av hva saken gjelder.
Alle varsler om kritikkverdige forhold, ledelsens behandling av mottatte varsler og oppfølging, følger Viken Skogs «Rutine og beskrivelse av varsling», som er en HMS-rutine, beskrevet i selskapets TQM-styringssystem.
8. Ansvar og oppfølging
Ledere og tillitsvalgte på alle nivåer har et særlig ansvar for å påse at egen og underordnedes adferd er i samsvar med interne og eksterne regler. Ledere har ansvar for umiddelbart å påpeke brudd på de etiske reglene overfor den enkelte ansatte. Det skal rapporteres til personalsjef. Alle ansatte og tillitsvalgte må til enhver tid vurdere sine handlinger i forhold til reglene. Oppstår det tvil, må vedkommende avstå eller ta spørsmålet opp med nærmeste overordnede, personalsjef eller organisasjonssjef.
De etiske reglene bygger opp om Viken Skogs verdigrunnlag, som skal legges til grunn i medarbeideroppfølgingen. Daglig leder, organisasjonssjef og personalsjef har det overordnede ansvaret for det etiske regelverket, jfr. pkt. 1.
Ansatte som bryter Viken Skogs etiske regler vil normalt få konsekvenser i henhold til sanksjonsmatrisen under.
|
ALVORLIGHET: |
UAKTSOMT |
GROVT UAKTSOMT/ GJENTATTE TILFELLER AV UAKTSOMHET |
FORSETTLIG /GJEN- TATTE TILFELLER AV GROV UAKTSOMHET |
|
Brudd på: INTERNE REGLER OG RETNINGSLINJER LOVER OG OFFENTLIGE FORSKRIFTER |
MUNTLIG ADVARSEL SKRIFTLIG ADVARSEL |
SKRIFTLIG ADVARSEL VURDERE ANMELDELSE, OPPSIGELSE ELLER AVSKJED |
VURDERE OPPSIGELSE ELLER AVSKJED ANMELDELSE, OPPSIGELSE ELLER AVSKJED |
Sanksjoner skal følge de føringer som reguleres av gjeldende Arbeidsmiljølov. Viken Skogs rutiner knyttet til utøvelse av sanksjoner skal ivaretas. Alle sanksjoner skal være vurdert før iverksettelse. Alle reaksjoner og behandlingen av disse skal følge hovedprinsippene i Viken Skogs personalretningslinjer, rutiner, log og avtaleverk.
Viken Skog gjør det enklere å eie og forvalte skog. For oss handler det ikke bare om å omsette tømmer, men om å tenke helhet- fra planting til foredling av råvare. Vi gir våre eiere konkurransekraft og kunnskap, slik at vi sammen skaper en langsiktig, bærekraftig og lønnsom næring. I Viken Skog jobber vi for å skape en verdikjede i verdensklasse!
Viken Skog SAs formål er gjennom bærekraftig ressursutnyttelse å sikre langsiktig råderett og avkastning på andelseiernes skogeiendommer.
Virksomhetsidèen er å omsette skogsvirke og gjøre det enklere for andelseierne å eie og forvalte sin skog.
Vedtatt 28.03.2012
Sist endret 29.03.2023
Viken Skog SA er et samvirkeforetak med hovedkontor i Ringerike kommune.
Viken Skog SA er tilsluttet Norges Skogeierforbund, og alle andelseiere i Viken Skog SA er samtidig medlemmer i Norges Skogeierforbund.
Formålet til Viken Skog SA er å sikre andelseierne langsiktig råderett over deres skogeiendommer og bidra til størst mulig avkastning fra andelseiernes skogressurser gjennom bærekraftig ressursutnyttelse.
Dette gjøres ved å:
Enhver fysisk eller juridisk person som eier skogeiendom innen det geografiske området til Viken Skog SA kan opptas som andelseier. For eiendommer som er eid i sameie, må medlemskapet omfatte hele eiendommen.
Styret kan gjøre unntak fra vilkåret om eierskap til skogeiendom etter første ledd, og akseptere som andelseiere personer som har bruksrett til skog istedenfor den juridiske eier, når bruksretten gir grunnlag for samhandling.
Andelseierne har fortrinnsrett til å selge alt sitt tømmer til samvirkeforetaket, og til å benytte seg av de tjenester samvirkeforetaket kan tilby, til de priser og vilkår som til enhver tid gjelder.
Andelseierne har rett til å bli holdt løpende orientert om gjeldende leveringsvilkår for skogsvirke og andre aktuelle saker i organisasjonen.
Tidligere andelseiere og ungdom med bekreftet tilknytning til nåværende andelseiere kan tegne støttemedlemskap i Viken Skog SA. Slike medlemmer har møterett, men ingen stemmerett i andelseiermøtene. Styret fastsetter nærmere vilkår og årlig kontingent for disse.
Når eiendommen som andelen i Viken Skog SA er knyttet til skifter eier, kan andelseierskapet overføres til ny eier av skogen slik at alle rettigheter og plikter knyttet til andelseierskapet videreføres på ny skogeiers hånd. Styret kan fastsette retningslinjer for overgang av andelseierskap sammen med skogen.
Ved eierskifte eller andre grunner til at andelseieren ikke lenger har eiendomsrett til skog, uten at andelseierskapet overføres til ny eier av skogen, skal andelsinnskuddet innløses i samsvar med § 8, og eventuell tilbakebetaling skal gjøres i samsvar med bestemmelsene i 9, 1. og 2. ledd, jf. 4. ledd.
Andelseierne forplikter seg til å delta i finansieringen av egenkapitalen til Viken Skog SA med et obligatorisk andelsinnskudd i samsvar med det beløp som fastsettes for vedkommendes skogeiendom, jf. 2. ledd.
Andelsinnskuddets størrelse fastsettes på bakgrunn av eiendommens produktive areal, fordelt på produktivitetsklassene høy, middels og lav. Andelsinnskuddet er kr 50 pr. dekar høyproduktiv mark, kr 25 pr. dekar middels produktiv mark og kr 10 pr. dekar lavproduktiv mark. Uproduktiv mark og areal vernet i henhold til lov eller forskrift, hvor det ikke kan drives kommersiell skogsdrift, regnes ikke med i beregning av andelsinnskuddets størrelse.
Minimum andelsinnskudd for en skogeier er kr 2 000. Ingen andelseier kan ha større obligatorisk andelsinnskudd enn kr 120 000.
Andelsinnskuddet skal korrigeres ved endring i beregningsgrunnlaget og skal til enhver tid omfatte alt produktivt skogareal vedkommende andelseier eier innen samvirkeforetakets område, jf. 2. ledd. Andelseieren er forpliktet til å gi skriftlig beskjed ved tilkjøp, frasalg eller omdisponering av areal. Viken Skog SA har rett til på eget initiativ å oppdatere beregningsgrunnlaget gjennom oppslag i tilgjengelige databaser etter at andelseier er varslet om dette.
Styret kan fastsette nærmere retningslinjer for hva som skal omfattes av hver arealkategori. Dersom det er tvil om hva som skal omfattes av hver arealkategori, fastsetter styret det obligatoriske andelsinnskuddet for den enkelte skogeier.
Obligatorisk andelsinnskudd kan ikke omsettes, pantsettes eller nyttes som sikkerhet for forpliktelser.
Innbetaling av det obligatoriske andelsinnskuddet skal skje ved 4% trekk i andelseierens brutto tømmeroppgjør for salg gjennom Viken Skog SA.
Innbetaling av det obligatoriske andelsinnskuddet kan i tillegg skje ved:
Årsmøtet kan beslutte å utvide andelskapitalen med frivillig tilleggsandelsinnskudd fra eksisterende andelseiere. Fordeling av tilleggsandelsinnskudd foretas av styret etter prinsipper fastsatt av årsmøtet. Tilleggsandelsinnskudd kan bare tildeles andelseiere som har innbetalt sitt obligatoriske andelsinnskudd fullt ut. Tildelt tilleggsandelsinnskudd skal innbetales i sin helhet innen den frist styret fastsetter.
Tilleggsandelsinnskuddet kan etter samtykke fra styret overdras til andre andelseiere i Viken Skog SA.
Styret kan beslutte at tilleggsandelsinnskuddet skal innløses når foretakets økonomi tilsier det.
Andelseier har adgang til å få tilleggsandelsinnskuddet innløst uten at eierskapet i Viken Skog SA sies opp. For utbetalingstakt av tilleggsinnskudd gjelder da de samme bestemmelsene som for det obligatoriske andelsinnskuddet, jf. § 9.
Andelseierne skal betale en årlig kontingent/serviceavgift fastsatt av årsmøtet.
Skyldig kontingent ved årets slutt føres som fordring mot skogeier og kan trekkes i fremtidige utbetalinger fra Viken Skog SA.
Opparbeidet skyldig kontingent tillegges renter etter en sats fastsatt av styret, og skal ikke overstige innestående andels- og tilleggsandelsinnskudd. Andelseiere med utestående kontingent som overstiger dette, vil etter skriftlig varsel forstås som om vedkommende ønsker avvikling av andelseierskapet med uttreden i henhold til § 8.
Uttreden som andelseier får virkning fra den dagen meldingen er mottatt skriftlig ved hovedkontoret til Viken Skog SA.
Eventuelle økonomiske mellomværende knyttet til samhandel mellom uttredende andelseier og foretaket skal avsluttes i henhold til inngåtte kontrakter og avtaler.
Økonomiske forhold knyttet til eierskapet skal avsluttes i samsvar med bestemmelsene i § 9 om innløsning av andelsinnskudd og medlemskapitalkonti.
Uttredende andelseier har ikke krav på etterbetaling eller utbytte som er basert på omsetning i utmeldingsåret eller i det året andelseierens eiendomsrett til skog opphører, jf. § 4.
Ved innløsning skal andelsinnskuddet og innestående på medlemskapitalkonto utbetales med det nominelle beløp som er innskutt dersom andelskapitalen er intakt. Er deler av andelskapitalen tapt, skal det skje en forholdsmessig reduksjon i innløsningsbeløpet. Ut over dette har uttredende andelseier ikke krav på etterbetaling eller andel i lagets formue.
Innløsningsbeløpet, jf. bokstav b) under, blir endelig fastsatt ved første ordinære årsmøte som behandler årsberetning og regnskap for Viken Skog SA for det året som melding om avvikling av eierskapet er mottatt.
Innløsningsbeløpet – obligatorisk andelsinnskudd, tilleggsandelsinnskudd og medlemskapitalkonti forfaller til utbetaling slik:
Alle utestående fordringer Viken Skog SA har mot andelseieren kan motregnes i innløsningsbeløpet før utbetaling. Oppsagt, ikke utbetalt tilgodehavende, blir låneinnskudd med forrentning fra 1 måned etter at årsregnskapet er fastsatt. Rentesatsen fastsettes av styret.
Viken Skog SAs geografiske område er inndelt i valgkretser. Disse følger de grensene som gjelder for tilsluttede skogeierlag med undertegnet samarbeidsavtale. Andelseierne er tilknyttet det skogeierlaget eiendommen ligger i. Andelseiere i områder uten tilsluttede skogeierlag inngår i valgkretser fastsatt av styret.
Valg av utsendinger til årsmøtet i Viken Skog SA og behandling av andre innstillinger til foretakets årsmøte skal gjennomføres årlig i hver valgkrets innen utgangen av juni måned, dog ikke senere enn 8 dager før årsmøtet i Viken Skog.
Andelseiermøtet skal innkalles med minst åtte dagers varsel. Varsel sendes ut elektronisk (epost eller SMS) til de som har oppgitt slik adresse, og kunngjøres ellers sammen med saklisten på foretakets nettside. Bare de sakene som er nevnt i innkallingen, skal behandles i møtet.
Det ordinære andelseiermøtet skal:
På ordinære andelseiermøter skal det gis en orientering om foretakets drift og økonomi.
Saker som andelseier ønsker behandlet på ordinært andelseiermøte, må være innkommet administrasjonen i Viken Skog SA senest 14 dager før andelseiermøtet.
Ekstraordinært andelseiermøte innkalles når styret i foretaket eller minst 1/10 av andelseierne i valgkretsen forlanger det.
I andelseiermøtet har hver andelseier én stemme. Ektefeller, samboere eller andre sameiere som er registrert som andelseiere for samme skogeiendom, har møte- og forslagsrett, men de har kun én stemme og må selv avgjøre hvem som utøver stemmeretten.
Andelseiere som har skog i flere valgkretser, har møte- og stemmerett i de valgkretsene de har skog.
Ektefelle, samboer, bestyrer eller annen representant som generelt kan opptre utad på vegne av og forplikte vedkommende andelseier, kan møte som fullmektig i andelseiermøtet. For øvrig kan en andelseier ikke møte ved fullmektig.
Enhver som har adgang til å møte med stemmerett i Viken Skog SA, er valgbar til tillitsverv.
Årsmøtet er øverste myndighet i Viken Skog SA. Årsmøtet består av valgte utsendinger fra valgkretser, jf. § 10, og skal avvikles i det geografiske området til Viken Skog SA.
Årsmøtet skal avholdes hvert år innen utgangen av juni måned, og varsel om årsmøte skal sendes ut minst 14 dager før møtet. Innkalling og sakspapirer skal sendes ut minst åtte dager før møtet.
Hver valgkrets har rett til å sende en utsending for hver påbegynte 75 000 m3 omsatt tømmer gjennom Viken Skog SA forrige kalenderår fra andelseiere tilknyttet vedkommende valgkrets.
Ved avstemming har utsendingen(e) fra valgkretsene én stemme for hver påbegynt 10 000 m3 omsatt tømmer gjennom Viken Skog SA forrige kalenderår fra andelseiere tilknyttet vedkommende valgkrets.
Styreleder og daglig leder i Viken Skog SA har møteplikt i årsmøtet.
Årsmøtet er beslutningsdyktig når minst halvparten av utsendingene til årsmøtet er til stede.
Årsmøtet kan treffe avgjørelser i saker som ikke er nevnt i innkallingen hvis alle årsmøteutsendingene gir sin tilslutning til at saken tas opp.
Styret i Viken Skog og valgte utsendinger fra valgkretsene har rett til å fremme saker for årsmøtet.
Det føres protokoll over møtene som underskrives av ordfører samt to årsmøteutsendinger valgt i møtet. Utskrift av protokollen sendes Norges Skogeierforbund etter hvert møte.
Det ordinære årsmøtet skal:
Saker som ønskes behandlet i ordinært årsmøte, må være kommet til styret senest 3 måneder før årsmøtet for nødvendig tid til behandling i styret og valgkretsene.
Årsresultatet i Viken Skog SA kan – etter forslag fra styret – disponeres av årsmøtet i henhold til følgende:
Rentesatsen fastsettes av årsmøtet for det enkelte år. Det kan fastsettes ulik rentesats på frivillig andelsinnskudd og annen andelskapital.
Årsmøtet kan – etter forslag fra styret – disponere innestående på etterbetalingsfondet i henhold til følgende:
Ekstraordinært årsmøte skal avholdes når styret eller utsendinger som representerer minst 1/3 av stemmetallet krever det, eller når minst 1/10 av medlemmene skriftlig krever å få behandlet et klart oppgitt emne.
Styret består av inntil 7 medlemmer, hvorav 5 velges av årsmøtet og 2 av de ansatte i Viken Skog SA.
Styrets leder velges av årsmøtet hvert år. Øvrige årsmøtevalgte styremedlemmer velges for to år av gangen slik at halvparten er på valg hvert år. Begge kjønn skal til enhver tid være representert med minst to styremedlemmer. Ved valg av to styremedlemmer fra de ansatte skal begge kjønn være representert i henhold til Samvirkelovens § 69, 2. ledd.
Nestleder velges hvert år av årsmøtet blant styrets medlemmer.
Valg av styrets leder og nestleder skal skje skriftlig.
Årsmøtet velger hvert år tre varamedlemmer i nummerorden for de årsmøtevalgte styremedlemmene.
Viken Skog SA forpliktes ved underskrift av styrets leder og daglig leder i fellesskap.
Forvaltningen av Viken Skog SA hører under styret, som skal lede foretakets virksomhet overensstemmende med lov, vedtekter og årsmøtets beslutninger, og det skal gjennomføre vedtak som blir fattet av Norges Skogeierforbund i samsvar med Forbundets vedtekter.
Styret skal fastsette en styreinstruks som gir nærmere regler om styrearbeid og saksbehandling.
Styret skal forberede de sakene andelseiermøtene og årsmøtet skal behandle.
Styret fastsetter prinsippene for utbetalingsordninger for tømmeromsetning som gjøres gjeldende i regnskapsåret.
Styret kan ved ekstraordinær høy avvirkning som følge av store stormfellinger, risiko for insektangrep eller lignende omstendigheter i forbindelse med store naturødeleggelser, pålegge andelseierne å redusere eller stoppe avvirkning uten hensyn til inngått kontrakt i den utstrekning det er nødvendig for å unngå en vesentlig ubalanse i tømmermarkedet.
Årsmøtet velger en valgkomité på 5 medlemmer med 2 varamedlemmer i nummerrekkefølge. Ved sammensetning av valgkomiteen skal det tas hensyn til medlemmenes geografiske tilhørighet. Medlemmene skal velges med ett medlem fra hvert av de tidligere fylkene Akershus, Buskerud, Oppland, Vestfold og Østfold. Årsmøtet velger også valgkomiteens leder. Valgene gjelder for tre år. Hvert tredje år trer ett medlem ut, de andre to årene trer to medlemmer ut. Varamedlemmene velges for ett år og foreslås fra de fylkene som er på valg det kommende året.
Valgkomiteen skal avgi innstilling til årsmøtet angående valgene i samsvar med instruks fastsatt av årsmøtet. Valgkomiteen avgir også innstilling til årsmøtet ved eventuelt valg av ny revisor.
Når valg i årsmøtet fører til likt stemmetall blant de som får flest stemmer, foretas omvalg. Dersom stemmetallet fortsatt er likt, gjennomføres valget ved loddtrekning.
Tillitsvalgte må ikke inneha tillitsverv eller ledende stilling i foreninger eller selskap som konkurrerer med Viken Skog SA.
Blir en utsending til årsmøtet valgt til styremedlem i Viken Skog SA, overtar vedkommendes varautsending plassen i årsmøtet.
Andelseiere i Viken Skog SA er medlemmer i lokale skogeierlag, som skal være et bindeledd mellom medlemmene og Viken Skog SA og bidra til å gjennomføre samvirkeforetakets oppgaver i skogeierlagets område.
Det skal inngås samarbeidsavtaler med tilsluttede skogeierlag om at de i sine områder skal ivareta det organisatoriske og næringspolitiske arbeidet for samvirkeforetakets eiere. Tilsluttede skogeierlag med undertegnet samarbeidsavtale kan motta driftstilskudd fra Viken Skog SA fastsatt av styret.
Forslag til endring av disse vedtektene, inkludert hva forslaget eller forslagene til endring går ut på, skal stå i innkallingen til årsmøtet.
Før behandling i årsmøtet skal forslag til vedtektsendringer ha vært behandlet i ordinært eller ekstraordinært møte i valgkretsene. Andelseiermøtene avgjør med alminnelig flertall hvilket mandat utsendingene til årsmøtet skal ha.
Forslag til endring som berører forholdet til Norges Skogeierforbund skal også forelegges Skogeierforbundets styre til orientering før årsmøtebehandlingen.
Vedtak om endring krever 2/3 flertall i årsmøtet.
For endring av § 2 og § 5 kreves 4/5 stemmeflertall.
Forslag om oppløsning av Viken Skog SA må fremsettes på et ordinært årsmøte. Dersom forslaget støttes med 2/3 flertall av det samlede antall stemmer i årsmøtet, sendes det deretter ut til behandling i valgkretsene og forelegges så til endelig avgjørelse på neste ordinære årsmøte.
Ved den endelige beslutning om oppløsning kreves 3/4 flertall av årsmøtet.
Etter at alle forpliktelser er oppgjort skal tilleggsandelsinnskudd, deretter ordinært andelsinnskudd og innestående på medlemskapitalkonti tilbakebetales andelseierne.
Eventuell gjenværende formue skal fordeles på andelseierne i samsvar med deres andel av tømmeromsetningen gjennom Viken Skog SA i løpet av de siste 15 årene. Tilsvarende gjelder også ved omdanning.
For øvrig henvises det til den enhver tid gjeldende samvirkelovgivning.
Åpenhetsloven trådte i kraft 1. juli 2022. Den skal fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og dessuten sikre allmenheten tilgang til informasjon. Loven pålegger virksomhetene en informasjonsplikt og en plikt til blant annet å gjennomføre aktsomhetsvurderinger. Viken Skog og konsernet er omfattet av loven.
En aktsomhetsvurdering er etter åpenhetsloven en undersøkelse og vurdering om det er noen faktiske, eller risiko for, negative konsekvenser for menneskerettigheter eller anstendig arbeidsforhold i egen virksomhet, leverandørkjede og andre forretningsforbindelser. En del av vurderingen er da å forebygge og redusere slike skadevirkninger.
De alle fleste underleverandørene Viken Skog benytter, er mindre foretak som ikke er omfattet av åpenhetsloven. Det forventes likevel, uavhengig av foretakets størrelse, at prinsippene i åpenhetsloven etterleves.
Hvordan Viken Skog forholder seg til åpenhetsloven
Ettersom loven gjelder for Viken Skog og konsernet, må ansatte, kunder, leverandører og samarbeidspartnere av Viken Skog-konsernet forholde seg til regelverket loven omfatter. Dette gjelder retningslinjer og lovverk knyttet til arbeidstakerrettigheter, menneskerettigheter, antikorrupsjon og miljø og sikkerhet på arbeidsplassen.
Slik må våre kunder, samarbeidspartnere og leverandører forholde seg til loven:
Dersom det etter gjentatte henvendelser ikke vises vilje eller evne til å etterleve lovens formål, kan det føre til at Viken Skog opphever kontrakter og avslutter samarbeid.
Aktsomhetsvurdering
Viken Skog har gjennomført egne aktsomhetsvurderinger for konsernet. Vurderingene viser at selskapet dekker grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, antikorrupsjon og miljø og sikkerhet på arbeidsplassen. Vi forventer at våre samarbeidspartnere og underleverandører gjør aktsomhetsvurderinger i sin egen verdikjede med utgangspunkt i OECDs retningslinjer. Dette innebærer at leverandørkjeder og forretningspartnere vil kartlegges og analyseres i henhold til risikoen for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og brudd på krav om anstendige arbeidsforhold.
For alle våre samarbeidspartnere og underleverandører som utfører arbeid i Norge, skal arbeidsmiljølovens bestemmelser gjelde.
Redegjørelse for Viken Skogs aktsomhetsvurderinger 2023
